Цель управления организацией - эффективное использование всех технических, экономических, организационных и социальных возможностей для достижения высоких результатов деятельности организации. При формировании системы целей деятельности организации должно быть обеспечено соблюдение требований соподчиненности целей, их полноты, сопоставимости, взаимосвязанности, непротиворечивости, определенности, реальности.
Таким образом, главная цель управления информационными системами может быть сформулирована как рациональное управление информационным потоком на всех иерархических уровнях.
Для достижения главной цели необходимо обеспечить совокупность взаимосвязанных основных целей, определяющих области и целевую направленность главной цели.
Рациональное управление предполагает системное выполнение следующих типовых элементов управленческого цикла, общих для всех организаций:
- прогнозирование и планирование;
- организация работы;
- координация и регулирование;
- активизация и стимулирование;
- контроль, учет и анализ.
При формировании системы целей допускается дополнять состав основных целей, объединять или членить их, но их совокупность должна быть достаточной для достижения главной цели деятельности организации.
:В этом контексте, главная цель управления информационной системой предполагает необходимость реализации трех основных целей:
- Организации эффективного функционирования информационного потока.
- Обеспечения организованного информационного потока необходимыми ресурсами (технические средства, программные средства, коммуникации, персонал).
- Координации и регулирования эффективного функционирования информационного потока.
Организация эффективного функционирования информационного потока - требует решения следующих задач подцелей):
1.1.
Полнота идентификации информационной системы.
Идентификация - это определение объекта информационного менеджмента или анализ и описание всех компонентов информационной системы. В связи с некоторой неоднозначностью понятия "информационная система" на практике четкое определение объекта всех дальнейших разработок представляется чрезвычайно важным и актуальным. Эта подцель требует укрупненного графического построения звеньев информационной системы и связующего их информационного канала.
1.2.
Определенность детализации компонентов информационной системы в функциональном разрезе.
Управление любой системой должно осуществляться через совокупность взаимосвязанных функций. Поэтому построение функциональной модели информационной системы является важной целью в системе основных целей управления. Достижение этой цели реализуется через решение следующих задач:
1.2.1. Оптимизацию перечня функций с декомпозицией по операциям и исполнителям;
1.2.2. Рационализацию основных бизнес-процессов на базе моделирования оперограмм;
1.2.3. Снижение трудоемкости выполнения отдельных видов работ.
1.3.
Определенность детализации компонентов информационной системы в информационном разрезе.
Описание информационной модели с разной степенью детализации необходимо для установления количественных параметров информационного потока. Достижение этой цели реализуется через решение следующих задач:
1.3.1. Разработку рационального состава информации ИС;
1.3.2. Разработку рациональных маршрутов движения информации;
1.3.3. Разработку рационального документационного обеспечения.
1.4.
Рационализация способов и методов движения информации.
Данная цель предполагает выбор наиболее современных и отвечающих требованиям оптимальности информационных технологий.
Реализация
второй основной цели - обеспечения организованного информационного потока необходимыми ресурсами (технические средства, программные средства, коммуникации, персонал) требует решения следующих задач или реализации следующих подцелей:
2.1.
Оптимизация состава технических средств на основе анализа технических возможностей объекта.
Очевидно, что эффективное функционирование информационной системы без технических средств в настоящее время не представляется возможным. Однако достижение этой цели сопряжено с необходимостью анализа технических возможностей и потребностей ИС. Недостаток технических средств может нанести не меньший вред, чем их избыточность.
Технические средства для функционирования ИС подбираются в соответствии с их классификацией по группам оборудования.
Реализация этой цели достигается через решение следующих задач:
2.1.1. Формирование перечня оргтехники;
2.1.2. Формирование перечня средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.
Данная основная цель реализуется через решение задач обеспеченности техническими средствами только локальных технических средств, относящихся к конкретному рабочему месту.
2.2. Оптимизация состава программных средств.
Эффективное функционирование ИС невозможно без обеспеченности всех процессов техническими средствами, которые в свою очередь не могут работать без соответствующего программного обеспечения.
Критерием оптимальности выбора программных средств является наиболее полное соответствие целям и задачам управленческого процесса и финансовым возможностям организации.
После установления совокупности технических средств, которые будут заниматься обработкой, хранением и передачей информации может быть осуществлен оптимальный выбор:
2.2.1. Операционной среды;
2.2.2. Прикладных программ, ориентированных на управление общими бизнес-процессами;
2.2.3. Профессионально-ориентированных программ.
От выбора программных средств во многом зависит, как будет осуществляться доступ к данным и их синхронизация.
2.3.
Оптимизация состава коммуникаций.
Развитые коммуникации определяют эффективность и оперативность управленческих процессов. Реализация этой подцели требует решения следующих задач.
2.3.1. Выбор сетевой технологии и конфигурации сети,
2.3.2. Идентификация объектов и субъектов сети;
2.3.3. Идентификация способа организации сети;
2.3.4. Схема организации сетевого трафика.
Одним из постоянно возникающих вопросов при проектировании ИС является вопрос связи с внешними организациями, филиалами, на которых проходят те или иные этапы бизнес-процесса. Системный подход предполагает необходимость консолидации информации в одном месте, и, как правило, в режиме реального времени.
Вышеперечисленные задачи позволяют решить вопросы совмещения локальных вычислительных сетей и сети интернет, объединить рабочие места, находящиеся на любом удалении, определить технологию доступа к данным.
2.4.
Оптимизация состава персонала
Современные информационные технологии, без которых невозможно эффективное функционирование ИС, предъявляют определенные требования к персоналу. Причем в равной степени эта проблематика касается как специализированных пользователей информационных ресурсов, так и неспециализированных.
Реализация поставленной подцели требует решения следующих задач:
2 4.1. Повышение квалификации неспециализированного персонала;
2.4.2. Повышение квалификации специализированного персонала;
2.4.3. Обеспечение персонала организационно-методической документацией;
Эти задачи реализуются через осуществление мероприятий по обучению персонала, разработке соответствующих должностных инструкций, положений и стандартов, позволяющих комплексно повысить уровень квалификации персонала.
Реализация
третьей основной цели "координация и регулирование эффективного функционирования информационного потока" требует решения следующих подцелей и задач:
3.1.
Эффективная настройка, поддержка и сопровождение действующей ИС;
3.2.
Обеспечение непрерывного развития ИС на основе мониторинга существующего и желательного состояния ИС;
3.3.
Обеспечение применения новейших информационных технологий.
Субъектом управления информационной логистики являются конкретные структурные подразделения или лица, принимающие решения. Важным с научной и методической точек зрения представляется вопрос о месте подразделений, занимающихся комплексным охватом логистической деятельности в структурах управления организациями.
Субъектом, то есть органом, занимающимся разработкой и внедрением новых и поддержкой действующих информационных систем организации, является подсистема информационного обеспечения.
Подсистема информационного обеспечения имеет разветвленную структуру, большой объем выполняемых функций и соответствующую организацию, то есть сама является сложной системой и требует комплексного рассмотрения всех перечисленных составляющих, что соответствует методологии системного подхода. Все вышеперечисленные элементы системы информационного обеспечения мы рассмотрим более подробно:
- функции;
- организационную структуру;
- способ организации подсистемы;
- персонал.
Функции подсистемы информационного обеспечения организации можно разделить на первичные и вторичные. К первичным функциям относятся следующие:
- организация массивов информации;
- организация потоков информации;
- организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.
При организации массивов информации используются унифицированные системы документации (УСД) и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных.
Функция "организация потоков информации" предполагает выполнение следующих управленческих процедур:
- определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления;
- определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления;
- разработку документооборота;
- использование комплекса технических средств для организации потоков информации;
- установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
Организация процессов сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает:
- обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами;
- распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребления.
Вторичными функциями подсистемы информационного обеспечения, о которых также не следует забывать, является обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики, технологии производства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области управления.
Структурными подразделениями, реализующими функции подсистемы информационного обеспечения, в организации являются (могут быть):
- отдел информационного обеспечения
(отдел автоматизированных систем управления - АСУ,
информационно-вычислительный центр - ИВЦ,
информационно-технологический отдел,
отдел электронной обработки данных);
- отдел научно-технической информации
(патентно-лицензионный отдел).
Очевидно, что подсистема информационного обеспечения для выполнения вышеперечисленных функций должна быть соответствующим образом организована. Специфика деятельности подсистемы информационного обеспечения состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы организации. Таким образом, сразу возникает вопрос: какое место данная подсистема должна занимать в иерархии предприятия?
В настоящее время возможны три варианта организации подсистемы информационного обеспечения на предприятиях:
- централизованный;
- децентрализованный;
- специализированный.
При централизованном способе организации вся деятельность по информационным технологиям сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству компании через вице-президента (заместителя директора) по информационным системам (технологиям).
Преимуществом централизованного способа организации является обеспечение высокой эффективности работ по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.
При децентрализованном способе организации подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управления информационными системами каждый в своем направлении.
Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком - дублирование однотипных задач и функций в разных подсистемах.
При специализированном способе в организации отсутствует подразделение по информационным системам (технологиям). При необходимости внедрения автоматизированной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе. Это характерно для небольших организаций, которые не могут иметь собственных специалистов в области информационных технологий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов. Преимуществом данного способа организации подсистемы информационного обеспечения является высокий уровень научных и методических разработок, недостатком - сложность учета всех специфических особенностей объекта.
Выбор того или иного способа организации подсистемы информационного обеспечения на предприятии зависит от многих факторов, и, прежде всего, размеров организации, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств. Следует лишь отметить, что подсистема информационного обеспечения в настоящее время достигла такого уровня специализации, что требует пристального внимания к своей организации. Современные руководители понимают это, и любая, даже самая маленькая организация имеет в своем составе информационные службы.
Персонал, рассматриваемый в процессе информационных технологий, может быть разбит на две группы:
- неспециализированные пользователи информационных ресурсов (т.е. все работники организации, независимо от специальности);
- специализированные пользователи информационных ресурсов (персонал, занимающийся организацией работы с информацией на предприятии).
С первой группой все ясно - это руководители, специалисты и другие служащие любой организации, которые являются потребителями и производителями информационных ресурсов. Разница в принципах их работы с информацией заключается в разной степени формализации их задач и характеризуется соответственно разным удельным весом творческих и рутинных работ при работе с информацией.
Вторая группа персонала - специализированные пользователи информационных ресурсов - требует более пристального изучения.
По мере внедрения новых информационных технологий роль информационного обеспечения в бесперебойной работе предприятия, казалось бы, должна резко возрастать. Однако существующие ныне структуры, технологии управления не укладываются в рамки, требуемые для эффективной работы в новых условиях. По этой причине внедрение современных информационных технологий автоматически вызывает организационную и кадровую перестройку российских предприятий. Даже простое внедрение автоматизированной системы документооборота полностью меняет весь механизм работы офиса. В таких условиях человек, ответственный за "циркуляцию" информации, действительно становится ключевой фигурой. В конце концов, от него начинает зависеть структурная схема предприятия и, в какой-то мере, кадровая политика.
В основании пирамиды находятся, конечно, пользователи, то есть люди, которым система нужна для решения своих собственных прикладных задач.
Следующий уровень специалистов - системный оператор, занятый решением конкретных задач, текущих проблем и пр., связанных с работоспособностью конкретных компьютеров. Его специальность не предполагает стратегического развития компьютерного парка предприятия.
Следующий уровень специалистов - это администратор по ИС, к которым относятся администратор по сетям и администратор безопасности данных. В западном понимании - это пользователь, который, помимо выполнения своих текущих обязанностей, занимается текущим администрированием своей части сети. То есть, он может создать нового пользователя, сконфигурировать сетевую печать, занимается общим доступом к файловой системе. К этому же уровню относится и администратор безопасности - довольно новая для наших информационных систем должность. Она связана с тем, насколько руководитель ценит безопасность своей информации. Администратор безопасности отвечает за то, чтобы доступ к той или иной информации имел человек, которому положено по штату. Он занимается и физической защитой информационной системы, и защитой ее на логическом уровне и не должен совмещать свои функции с функциями системного администратора.
Следующая ступень - это системный инженер, который занимается созданием информационной системы на этапе, когда уже принято решение о том, какая система нужна. На инженера возлагаются функции создания, поддержки и, что очень важно, развития системы. Он, конечно, должен заниматься этим все свое время и, как правило, работает в отделе информационных систем.
Классическая пирамида, которая до недавнего времени считалась вполне достаточной - пользователь - администратор - инженер. Но сейчас все большее внимание стало уделяться следующей ступени - мастер-инженеру. Ему предстоит решать задачи по управлению сетями. Это инженер, который может обеспечить управление сетью сразу по нескольким филиалам, регионам из центральной точки. Он занимается телекоммуникациями: когда идет переход от локальной сети предприятия к глобальной сети, объединяющей предприятия или регионы, то возникают проблемы, с которыми обычный инженер уже может не справиться.
В зарубежных организациях, где новейшие информационные технологии давно уже стали обыденным делом, человек, отвечающий за информатизацию, обычно находится на самом верху иерархической пирамиды и зачастую он занимает пост вице-президента или одного из директоров и является вторым человеком в компании. На его плечах лежит не только организация работы информационных систем и технологий, но и принятие решения о внедрении таких систем. С одной стороны, он способен разобраться во всем многообразии информационных технологий, а с другой - понять, каким образом их можно применить к бизнесу компании и какую можно извлечь из этого выгоду.
В нашей стране такая должность на высшем уровне иерархии - пока редкость. И это легко объяснимо. На западе информационные технологии выросли из потребностей бизнеса. Там, где каждый дополнительный процент прибыли достается невероятным трудом, информационные технологии как раз и служат одним из способов достижения этого.
наверьх
следующий раздел
предыдущая глава
