Для создания информационной системы на уровне производства необходимо сформировать модель такой системы. Одним из подходов к созданию модели информационных потоков на производстве является анализ существующей системы управления. Он предполагает сведение конкретных участков производства к отдельным компонентам, комбинируя которые, можно получить структурную модель для анализа вариантов структуры предприятия.
Структурная модель должна содержать оба основных элемента, а именно: производственные мощности и средства организации материального потока. Комбинируя эти элементы, исследователи и организаторы системы делят всю структуру предприятия на буферную и технологическую части. При этом охватываются все виды деятельности - от получения сырья до передачи готовой продукции покупателю. Основной критерий, отличающий буферные и технологические зоны, сосредоточен в вопросе: находится ли предмет труда в стационарном состоянии или он приведен в движение? Получив ответ на этот вопрос, далее определяют, какие конкретно данные должны быть собраны, обработаны и переданы для обеспечения оптимального управления материальным потоком.
Информация является одним из главных типов ресурсов, которые необходимы менеджеру любого класса. Роль этого ресурса постоянно возрастает по двум основным причинам:
- глобализации экономики и управления (бизнес становится комплексным и международным);
- более жестких требований к организованности информационных ресурсов, предъявляемых компьютеризацией.
Менеджер организации малого бизнеса (торговой точки) может управлять реальными потоками: имуществом торговой точки, товарами в магазине, кассовым аппаратом, потоком покупателей.
Если масштаб операций возрастает, как, например, в организации с сотнями и тысячами работающих, менеджеру приходится управлять не операциями, а информацией об этих операциях. Для отражения состояния дел в организации менеджер использует множество документов или информационных справок. Трудно представить полный комплект ежедневной информации, который может быть у директора крупной организации. Очевидно, что высший управленческий персонал считает информацию наиболее ценным ресурсом.
Системный подход требует предварительной оценки места информационного ресурса среди других видов ресурсов организации любого типа.
Любая организация имеет пять основных типов ресурсов, которыми она должна управлять как соответствующими потоками:
- человеческие;
- материальные;
- техника (включая оборудование и энергию);
- финансовые;
- информационные (включая данные);
В научной литературе существует и широко используется представление процесса управления любой системой как процесса обработки информации. Известно, что при разработке информационного обеспечения любой системы учитываются общие свойства систем:
- система представляет собой набор определенных компонентов;
- составные компоненты логически взаимосвязаны между собой;
- система имеет связь с внешней средой.
Очевидно, что при анализе и проектировании информационных потоков необходимо учитывать специфические особенности последних, обусловленные их свойствами. К этим свойствам могут быть отнесены:
- наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;
- иерархическая структура информационной системы;
- наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;
- расчленение информационной системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи, которые подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;
- функционирование систем всех уровней в условиях взаимодействия с внешней средой;
- гибкость структуры и алгоритмов управления в системах всех уровней;
- наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы, и в связи с этим необходимость постоянного взаимодействия пользователей и персональных компьютеров в процессе выполнения функций управления.
Практика показывает, что проектирование информационных потоков является наиболее ответственным и сложным этапом при организации информационной системы управления процессами закупки, производства и реализации продукции. Реализация этого процесса требует:
- изучения и анализа существующих выявленных в процессе обследования потоков информации;
- формулирования задач управления;
- определения потребности в информации для их решения;
- сопоставления полученных результатов со сложившимися информационными потоками и потребностью в информации на различных уровнях и в различных звеньях системы управления.
Многообразие составных частей информационной системы обусловливает некоторые специфические особенности информационных потоков в системах управления. В этой связи возникает ряд вопросов методологического характера, связанных со спецификой понятия информационных потоков систем управления, видами этих потоков, особенностями анализа и проектирования последних.
Под
потоком информации в системе управления понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении при условии, что у этих данных есть общий источник и общий приемник (например, совокупность сведений, передаваемых из одного подразделения предприятия - отдел закупок - источник в другое - производственный отдел - адресат)
Прежде всего, следует отметить, что информационный поток сам по себе является достаточно сложной системой и делится на ряд составляющих.
Отдельные данные, будучи смысловыми структурными элементами, образуют сообщение, то есть логистическую информационную совокупность, состоящую из нескольких реквизитов и дающую определенную количественную и качественную характеристику описываемому объекту.
Реквизит - элементарная единица сообщения, дальнейшее расчленение которой невозможно. Реквизит является элементом, который в соединении с другими аналогичными элементами создает более сложные информационные совокупности. Реквизит характеризует количественную или качественную составляющую информационной совокупности. Например, реквизиты - "наименование организации", "наименование товара", "количество товаров", "цена товара", "код управленческой документации" и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокупностью символов: цифровых, буквенных, специальных. По возникновению и роли в процессе обработки реквизиты делятся на признаки и основания.
Признак - составная часть сообщения, которая характеризует качество описываемого объекта, тем самым, индивидуализируя сообщение. Отдельно взятый признак экономического смысла не имеет и применяется всегда в сочетании с основанием. К реквизитам-признакам относятся: "месяц", "код структурного подразделения", "табельный номер работника" и пр. В процессе обработки информации над реквизитами-признаками, как правило, выполняются логические операции (поиск, сортировка, выборка и т.п.).
Основание также является частью сообщения, которая функционально предназначена для количественной характеристики описываемого объекта. Основание является числовой величиной, полученной в результате измерения или вычисления. Поэтому отдельно взятые основания экономического смысла не имеют и применяются лишь в сочетании с признаками. Реквизитами-основаниями являются: "количество каких-либо предметов", "цена", "сумма".
Информационную совокупность, включающую одно основание и несколько признаков, что является необходимым минимумом элементов для образования документа, называют
показателем. Например, показатель "количество готовой продукции, сданной на склад" включает один реквизит-основание - "количество сданной продукции" и несколько реквизитов-признаков: "дата", "код подразделения-изготовителя", "код склада-получателя", "единица измерения" и пр. Совокупность этих реквизитов описывает операцию сдачи готовой продукции на склад и образует элементарный документ "накладную на сдачу готовой продукции", пригодный для обработки в компьютеризированной системе управления.
Элементы показателя, как и показатель в целом, могут рассматриваться с двух сторон: по форме (название графы, строки) и по значению (какое определенное число, слово записано в данную графу, строку). Под формой элементов показателей понимается наименование граф, строк, участков, а под значением (содержанием) - проставленные конкретные числа. При этом они, как правило, выступают в форме документов, то есть сложных информационных образований, имеющих иерархическую структуру, с последовательным вхождением одних составляющих в другие и соподчинением этих частей.
Документы, использованные в процессе управления, могут включать один или несколько показателей с обязательным удостоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию. Поскольку получение исходных данных является сферой деятельности человека, то большинство документов создается на стадии сбора и регистрации данных, хотя немалая доля документов поступает в систему от внешних (вышестоящих и других) организаций. Так, в бухгалтерском учете показатель, его основание являются результатом счета, взвешивания и т.п. Он служит основой получения сводных бухгалтерских и статистических данных, которые в свою очередь будут входящей информацией при составлении статистических отчетов в разрезе организации, отрасли, региона и т.д.
Массив представляет собой совокупность однородных данных, объединенных единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты и т.п.) представлены в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.
Записи - это элементы массива, которыми оперируют пользователи при обработке информации. Элементами записей, имеющих единое смысловое значение, являются информационные поля.
Данные, принадлежащие к одному массиву, записываются по общим правилам (в соответствии с технологией накопления, хранения и обработки данных, принятой в организации). Тип массива определяется его содержанием (например, массив материальных нормативов, массив поставщиков материалов); функциями в процессе обработки данных (входной, выходной, промежуточный массивы). Информационный массив, снабженный символическим именем, однозначно определяющим его в информационной системе, называется
файлом.
Разнообразие информационных потоков предопределяет необходимость их классификации в различных аспектах в зависимости от поставленных целей и задач.
Информационные потоки могут быть классифицированы по:
- направлению;
- структуре;
- периодичности;
- виду носителя;
- способу индексации;
- степени взаимосвязи;
- объему;
- плотности;
- информационной емкости отдельных сообщений;
- методу образования;
- способу и степени использования.
Виды информационных потоков, циркулирующих в системах управления, имеют некоторое отличие от всех других видов информационных потоков. Отличие это состоит в самом объекте движения - обмене информации между различными звеньями системы. Исходя из этого, виды информационных потоков систем управления целесообразно представить в соответствии с классификацией по функциям системы.
Прежде чем представлять группировку информационных потоков, следует сказать о целях такой классификации, возможностях разных видов классификационных членений, требованиях к классификации информационных потоков.
Классификацией, как известно, называется логическая операция, которая заключается в распределении элементов рассматриваемого множества по подмножествам (классам) на основании общего признака или группы признаков. Упорядоченное расположение классифицируемых элементов на основе установленных связей и зависимостей между их признаками представляет собой классификационную систему.
К основным и общепринятым принципам классификации относятся:
- достаточная полнота охвата классифицируемых объектов;
- единство классификационных признаков на каждой стадии членения (при многоуровневой классификации);
- открытость классификационной схемы (возможность дополнения новыми видами товаров).
Но в соответствии с целями и задачами локальной классификации именно управленческих информационных потоков возникает необходимость формулирования дополнительных принципов:
- целевой ориентации разрабатываемой классификации;
- максимальной обозримости и практической значимости;
- допустимости пересечения классификационных подмножеств (виды потоков, входящие во множество одной классификационной группировки, могут включаться и в смежные группировки).
Таким образом, основным этапом классифицирования управленческих информационных потоков является определение набора признаков или критериев, в соответствии с которыми тот или иной информационный поток может быть отнесен (или не отнесен) к определенной классификационной группе.
Информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации. Особенно актуален данный тезис применительно к управленческим информационным потокам, так как движение последних в реальных условиях сопровождается соответствующим набором строго регламентированной документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В этой связи большое значение в области полноты классификации информационных потоков имеет "вид документационного сопровождения". В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности, информационные потоки могут быть классифицированы на: распорядительные (приказы, распоряжения), организационные (инструкции, протоколы, положения), аналитические (обзоры, сводки, докладные записки), справочные (справки), научные (статьи, рефераты), технические (ЕСКД, ЕСТД, документация по технике безопасности).
Направление по отношению к звеньям ИС разделяет информационные потоки на входные (поступают в структурное подразделение извне), выходные (передаются из данного структурного подразделения вовне) и внутренние (обращаются только внутри рассматриваемого объекта управления). В зависимости от уровня иерархии системы информационный поток может быть внутренним, если его рассматривать на уровне всей организации в целом, и входным или выходным для какого-либо звена системы.
По виду носителя информации информационные потоки могут быть поделены на бумажные, электронные, смешанные.
Носитель информации - это любое материальное средство, фиксирующее информацию. В настоящее время для регистрации информации используются бумажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дублируют или дополняют друг друга. Перечень электронных носителей весьма разнообразен, их название в некоторой степени условно и обозначает совокупность средств, использующих для передачи информации компьютерные системы.
Для того чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена ее индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся на:
- цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изображение на мониторе);
- алфавитные (словесная запись в документе, на экране монитора);
- символические (условное изображение на чертежах, организационных схемах):
- предметно-визуальные (телеизображение, фотография).
Структура информационных потоков определяет их однородность и неоднородность. Однородные информационные потоки характеризуются единым видом носителя, единой функциональной принадлежностью, единым видом документационного сопровождения. Неоднородные информационные потоки соответственно не отвечают всем вышеперечисленным требованиям.
По периодичности информационные потоки делятся на регулярные, соответствующие регламентированной во времени передаче данных, и оперативные - обеспечивающие связь в любой необходимый момент времени. По степени взаимосвязи информационные потоки делятся на взаимосвязанные и невзаимосвязанные. Степень взаимосвязи характеризуется количеством видов информации, связанных с данным видом информации. Взаимосвязанными видами информации в потоке являются, например, исходная (направленная от объекта управления к системе управления) и производная информация.
По объему информационные потоки делятся на малообъемные, среднеобъемные и высокообъемные. Объем информации измеряется количеством символов (алфавитных, цифровых и служебных знаков) или байтов.
Объем информации, отнесенный к единице времени, называется плотностью соответствующего потока информации. По плотности информационные потоки делятся на малоинтенсивные (до 1 Мбит/сек), среднеинтенсивные (1-2 Мбит/сек), высокоинтенсивные (свыше 2 Мбит/сек).
Степень использования потока информации характеризуется
- отношением однократно используемой информации к общему объему используемой информации (однократно используемые, многократно используемые информационные потоки);
- отношением используемой информации ко всему объему полученной и образованной информации (малоиспользуемые и неиспользуемые информационные потоки).
наверьх
следующий раздел
предыдущий раздел
