Важнейшим фактором успешной деятельности предприятия является умение его руководства чувствовать рынок и ориентироваться на него. Две основные задачи стоят перед любой компанией: позаботиться о себе и видеть окружающую действительность. "Позаботиться о себе" - значит навести порядок в технологиях деятельности, процедурах документооборота, организационно-штатной структуре. Все начинают понимать, что нужно менять систему управления, снижать издержки и эффективно управлять финансами. Вопрос в том, как это сделать? Как подсчитать истинную себестоимость вида продукции, как спланировать закупки материалов при имеющихся запасах, какие процессы совершенствовать в первую очередь. Одним из механизмов решения задачи наведения порядка является постановка на предприятии методологии управленческого учета на базе современных информационных технологий, применение которого даст ответы на вопросы что, где, когда, как, почему, сколько, в чем причина и т.д. Результатом будет являться повышение внутренней эффективности предприятия. Однако, успешная внутренняя жизнь предприятия - это необходимое, но не достаточное условие выживания, а тем более для занятия ведущих позиций на рынке. Чтобы повысить внешнюю эффективность, следует адаптироваться к требованиям окружающего мира, потребностям рынка, научиться управлять поставщиками и заказчиками. Способность правильно и своевременно реагировать на внешнюю среду дает стратегическое мышление.
Предприятие - это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.
Для упрощения управления, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента качества, и информационную систему их поддержки. Что может дать внедрение информационной системы?
- снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),
- повышение скорости товарооборота,
- сокращение излишков товарных запасов до минимума,
- увеличение и усложнение ассортимента продукции,
- улучшение качества продукции,
- выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков,
Для того чтобы реально оценить эффективность системы, очень важно понимать какие задачи может решать правильно разработанная информационная система:
- Планирование производственной деятельности. Составление производственных планов различного уровня, от стратегических до оперативных, и проверка возможности их исполнения в соответствии с состоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализации планов различного уровня различна - от набора продукции для решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций для оперативного управления производством;
- Управление закупками, запасами, продажами. Это автоматизация процессов планирования и учета для задач снабжения (материально-технического обеспечения) производства, сбыта готовой продукции и управления складскими запасами;
- Управление финансами. Как правило, это ведение бухгалтерии, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности;
- Управление персоналом. В подсистеме управления персоналом реализованы все основные потребности работы с кадрами: наем и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы, что также возможно при использовании информационной системы;
- Управление затратами. Сюда относится учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг;
- Управление проектами/программами. Современная деятельность предприятия все больше рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет;
- Проектирование продукции и технологических процессов. Информация о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, разработка продукции в соответствии с требованиями клиентов, а также оценка затрат, которые понесет предприятие при выпуске такой продукции.
Для получения экономического эффекта при крупном капиталовложении при приобретении системы, следует правильно выбрать, какая именно система нужна. В данном случае, придерживаться принципа "чем больше функций, тем лучше" не стоит. Чем больше система "может", тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.
Комплексная автоматизация бизнес-процессов предприятий на базе современной аппаратной и программной поддержки может называться по-разному. В настоящее время существуют и с почти одинаковой частотой встречаются следующие определения информационных систем:
- автоматизированные системы управления (АСУ);
- интегрированные системы управления (ИСУ);
- интегрированные информационные системы;
- корпоративные информационные системы (КИС),
- системы MRP/MRP II (Material Requirement Planning- планирование потребности в материалах/ Manufacturing Rеsоuгсе Planning - планирование производственных ресурсов);
- системы ERP (Еnterрrisе Rеsоuгсе Planning);
- системы CSRP (Сustomer Synchronized Rеsоurce Planning);
- системы СSМ (Сhain Supply Management).
Все эти термины с той или иной степенью полноты, точности и достоверности характеризуют одно и то же понятие, а именно компьютеризированные информационные системы, которые определяются как целостный комплекс программно-аппаратных средств и регламентов их функционирования, реализующий бизнес-процессы и информационные потоки предприятия и направленный на адекватное информационное обеспечение и повышение эффективности процесса управления.
Многоплановость терминологии в данной области объясняется рядом объективных и субъективных причин.
Объективные причины обусловлены бурным развитием информационных систем и технологий в конце XX и на рубеже XX и XXI веков. Естественно, что появление новых черт в рассматриваемом объекте требует соответствующих адекватных понятий и определений.
Субъективные причины многоплановости терминологии объясняются тем, что в данной области, как в никакой другой, многие разработки осуществляются на стыке интересов представителей разных специальностей: программистов, специалистов по системам управления, системных аналитиков, математиков и менеджеров разных функциональных областей. Естественно, что в силу принадлежности к разным предметным областям, они по-разному понимают и трактуют одни и те же понятия в области информационных систем и технологий. В настоящее время ведутся работы по унификации и стандартизации в данной области знаний. Так, например, делаются попытки создания и внедрения унифицированного языка моделирования (UML - Unified Modeling Language), разработки стандартов по процессам анализа и проектирования компьютеризированных информационных гм, но считать эту работу завершенной пока не представляется возможным.
Перечисленные причины позволяют дать оценку вышеназванным терминам с позиций адекватности отражения действительности и целесообразности их применения на современном развития информационных технологий.
Термин "автоматизированная система управления" (АСУ), на наш взгляд, морально устарел. Связано это, во-первых, с тем, что современная информационная система основывается на автоматизации выполнения отдельных функций, хотя применение здесь термина "автоматизация" также представляется спорным и успешно может быть заменено словом "компьютеризация". Кроме того, АСУ ассоциируются с так называемыми автоматизированными системами управления 70-х годов XX века, в числе и с некоторым негативным опытом их внедрения на отечественных предприятиях.
Значительная часть отечественных предприятий была представлена крупными многопрофильными комплексами, которые содержали большое количество разноплановых бизнес-процессов, слабо регламентированных и закрытых для внешних организаций. При этом АСУ были внедрены практически во все предприятия народного хозяйства. Ожидаемого успеха это не принесло в силу ряда объективных причин, главная из которых заключается в том, что полная централизация обработки информации в едином подразделении при отсутствии ее распределения рабочим местам создавала разрыв во времени между потребностью в выработке управленческих решений и их практической реализацией.
Внедрение АСУ в отраслях и на предприятиях отечественной промышленности совпадает по времени с формированием понятия "интегрированные информационные системы" или "интегрированные системы управления". Более того, можно утверждать, что в 70-е - 80-е годы XX века в отечественном информационном менеджменте понятие "интегрированная информационная система" практически полностью отождествлялось с понятием "автоматизированная система управления" (АСУ).
В терминах "интегрированные системы управления" и "интегрированные информационные системы" ключевым понятием является интегрированность обработки информации.
Начало практической реализации технологической базы интегрированных информационных систем (единое информационное пространство, однократный ввод и многократное использование информации, уменьшение количества бумажных документов и дублирования информации в них, автоматические увязки материальных л финансовых показателей), уменьшающей трудозатраты на управление, стало возможным только с появлением компьютеров 3-го поколения с такими базовыми элементами, как средства хранения информации большого объема с "прямым доступом" и средства интерактивного доступа к хранимой информации.
Все это появилось в конце 70-х годов XX века. Поскольку эти средства стоили дорого, реализацию интегрированных информационных систем могли позволить себе только крупные предприятия и корпорации.
Интегрированная информационная система управления определяется как система, в которой информация перерабатывается по единой схеме, на основе единых для различных задач исходных и нормативных данных. С этой точки зрения ведется разработка единой схемы потоков информации, отражающая логическую взаимосвязь показателей и расчетов, выполняемых аппаратом управления. Информационная система, в результате функционирования которой достигается органическая увязка всех потоков информации и процедур их обработки в соответствии с единым контуром управления, базируется на однократной регистрации исходных данных, упорядочении документооборота, организации единого нормативно-справочного хозяйства, типизации алгоритмов выполнения экономических расчетов и на централизации обработки данных.
Очевидно, что структура создаваемой на этой основе информационной системы сложна, включает различные комбинации информационных совокупностей. Как правило, она строится по составным частям объекта управления - модулям, рассматриваемым как подсистемы определенных рангов, по функциональным подсистемам и пр.
Следует констатировать, что рассмотренное понятие интегрированной информационной системы не потеряло актуальность и сегодня. Однако произошли существенные изменения в идеологии информационных технологий, что наложило определенный отпечаток на содержание данного понятия. В связи с этим, на наш взгляд, акцентирование внимания на интегрированность обработки в понятии информационных систем не совсем правомерно и актуально, поскольку по-другому просто невозможно обеспечить эффективное функционирование информационной системы в современных условиях.
В настоящее время наиболее часто встречающимся в литературе, посвященной данной проблематике, и наиболее удачным, на наш взгляд, с точки зрения полноты и адекватности отражения сущности информационных систем является термин "корпоративная информационная система" (КИС).
Информационные системы не могут функционировать сами по себе, а существуют в привязке к какому-либо конкретному объекту, что и содержится в данном термине "корпоративные". Представляется очевидным, что современные корпоративные информационные системы должны быть интегрированными и компьютеризированными.
Практически появление термина "корпоративные информационные системы" связано с осознанием того, что корпоративное информационное пространство - нечто достаточно сложное, а не просто совокупность нескольких программ. Исторический ракурс эволюции развития информационных систем подтверждает правомерность именно такого определения.
Сначала пришло признание того, что это - некая интегрированная среда обработки данных (отсюда термин - интегрированная информационная система). Затем постепенно сформировалось понимание того, что это не просто среда обработки данных, а совокупность методов и подходов к управлению разнородными и разноформатными данными, извлечению информации из имеющейся в организации информационной системы, прежде всего в формах, необходимых для обеспечения деятельности по управлению предприятием. При этом достаточно долго существовало стремление объединить эти методы и подходы в едином программном продукте. Причем сначала это совершенно не были продукты типа систем управления ресурсами предприятия, как это пытаются представить сейчас, а были системы управления базами данных (СУБД), в наибольшей степени этот подход нашел свое логическое завершение в ORACLE, в частности, в спектре продуктов и решений, предлагаемых этой компанией. В этот момент "тиражируемые или коробочные решения" еще были редким и дорогостоящим продуктом, и IТ-менеджеры в основном полагались на разработку программ по индивидуальным заказам.
В современном понимании КИС представляют собой некоторую формализованную модель ведения бизнеса на данном конкретном предприятии. С ее помощью отображаются все основные процессы, которые там происходят. Задача КИС - с высокой степенью точности и достоверности отслеживать процессы, выявлять тенденции, на основе которых руководитель принимает управленческое решение и сразу же получает возможность активно увидеть результат своих действий. В чем же сходство и отличие современных КИС, АСУ и ИИС в принципиальном плане?
Во-первых, практически без изменений сохраняется основной тип корпоративных информационных систем, заявленный в самом их названии - принцип интегрированности информации. Он предполагает осуществление сквозной информационной поддержки на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, предусматривающей единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, отображения, составления и защиты данных.
Во-вторых, появляется новый принцип организации корпоративных информационных систем - гибкость, то есть возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессе решения задачи. Именно распределенная компьютерная техника и дружественное программное обеспечение создают условия для реализации этого принципа в процессе управления корпоративными информационными системами.
В-третьих, появляются широкие возможности использования принципа интерактивности, который предполагает наличие диалогового режима решения задач с широкими возможностями для пользователя.
Очевидно, что процесс комплексной автоматизации всех областей деятельности предприятия, как это трактуется в современных КИС, стал актуальным не сегодня. История развития автоматизированных систем управления, как в нашей стране, так и за рубежом, наглядно это показывает.
Эволюция ИС связана, прежде всего, с совершенствованием инструмента, обеспечивающего уменьшение трудозатрат на создание и сопровождение ИС путем углубления специализации, стандартизации и кооперации, а также с появлением новых средств хранения, переработки и передачи информации (при этом, конечно, функциональные возможности ИС также расширялись).
Классификация Информационных Систем
Первые системы, которые были разработаны для решения задач управления на предприятии, в основном охватывали сферу складского или материального учета
(IC - Inventory Control). Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) с одной стороны является извечным источником различных проблем для руководителя предприятия, а с другой (на предприятии относительно крупного размера) одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Основной "деятельностью" такой системы является учет материалов.
Следующий этап усовершенствования материального учета был ознаменован системами планирования производственных или материальных (в зависимости от направления деятельности организации) ресурсов. Эти системы, вошедшие в стандарт, а вернее два стандарта
(MRP - Material Requirements Planning и MRP II - Manufacturing Requirements Planning), очень широко распространены на Западе и давно и успешно используются предприятиями, в первую очередь производственных отраслей. Основные принципы, которые легли в основу систем стандарта MRP, включают
- описание производственной деятельности как потока взаимосвязанных заказов;
- учет ограничения ресурсов при выполнении заказов;
- минимизацию производственных циклов и запасов;
- формирование заказов снабжения и производства на основе заказов реализации и производственных графиков.
Разумеется, есть и другие функции MRP: планирование цикла технологической обработки, планирование загрузки оборудования и т.д. На рис. 4.1. изображены процессы, которые реализуются при использовании такой системы:
Рис. 4.1. Структура MRP
Следует отметить, что системы стандарта MRP решают проблему не столько учета, сколько управления материальными ресурсами предприятия.
Наиболее популярным на данный момент новым видом информационных систем являются системы стандарта
ERP - Enterprise Resource Planning. ERP-системы в своей функциональности охватывают не только складской учет и управление материалами, что в полном объеме предоставляют вышеописанные системы, но добавляют к этому все остальные ресурсы предприятия, прежде всего денежные. То есть ERP-системы должны охватывать все сферы предприятия, непосредственно связанные с его деятельностью. В первую очередь, здесь имеются в виду производственные предприятия. Системы данного стандарта поддерживают осуществление основных как финансовых, так и управленческих функций. Например, в системах Baan - это:
- финансы и бухгалтерия ,
- производство,
- сбыт (включая складской учет, торговлю и маркетинг),
- транспорт,
- сервис и обслуживание оборудования,
- управление проектами,
- а также единая управленческая панель, на которой руководитель может видеть все основные подразделения и производственные показатели.
Главная задача систем ERP состоит в отслеживании текущего состояния дел на предприятии и сигнализации руководителям обо всех опасных изменениях в производственной деятельности. Процессы, которыми управляет информационная система стандарта ERP, изображены на рис. 4.2:
Рис. 4.2. Требования к информационной системе
Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех "потребителей":
- Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).
- Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа, многоуровневая система защиты данных и т.д.
- В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.
- В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.
- Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.
Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.
Проектирование и создание информационной системы
Проектирование информационной системы является, пожалуй, самым важным элементом автоматизации деятельности предприятия. Правильно спроектировать систему означает обеспечить б?льшую часть успеха всего проекта автоматизации. Очень частой ошибкой является внедрение информационной системы при отсутствии какой-либо четко сформулированной системы управления. То есть выражение "создать систему правления" воспринимается как внедрить нечто компьютерное". Нужно четко осознавать, что система управления первична, а уже создание информационной системы на ее основе, или, попросту говоря, ее реализация в компьютерном виде - вторична.
Многие компании верят в то, что одна только автоматизация приведет к улучшению финансово-экономической ситуации, и начинают усилия по реализации информационных систем непосредственно с автоматизации, пропуская критические шаги понимания и упрощения своих бизнес процессов. Но нередко эти процессы настолько неупорядочены, что, в общем, создают впечатление хаоса на предприятии. Как известно, автоматизировать хаос далеко не просто, если невозможно. Поэтому прежде чем создавать информационную систему следует пересмотреть систему управления в организации. Изменение бизнес процессов называют реинжинирингом (business processes reengineering). Так, для начала нужно упорядочить схему бизнес процессов и систему управления организации в целом:
- определиться с организационной штатной структурой,
- разработать механизм финансово-экономического управления компанией (в том числе определить центры ответственности),
- произвести выделение основных технологических потоков (процессов),
- разработать механизмы организационного управления технологическими потоками,
- на основании созданных механизмов управления сформировать технологию финансового анализа и управления деятельностью технологических потоков.
Если будут иметься вышеперечисленные технологии, будет значительно легче разработать информационную систему. Однако часто приходится упрощать бизнес процессы на предприятии, для того, чтобы было проще описать их на языке компьютеров.
Организация - это набор правил и процедур. Информационная система это тоже набор правил и процедур, поэтому следует понимать какие инструкции и процедуры какими заменить. Не следует также забывать о человеческом факторе при создании информационной системы. Во-первых, именно людям придется работать с системой - одна работать она в любом случае не сможет. Во-вторых, служащие могут улучшить (или упростить) процессы, с которыми они ежедневно встречаются. Автоматизация должна происходить только после того, как служащие поймут процесс и примут решение о необходимости автоматизации.
После проведения формирования четкой системы управления, начинается непосредственно процесс проектирования информационной системы. Важно, чтобы в проектировании системы участвовали по возможности все сотрудники, которые будут с ней работать. Это позволит определить небольшие особенности и частные потребности в работе каждого отдела организации, поскольку только пользователи будущей системы лучше всего знают, что им нужно.
В проектировании информационной системы также должны участвовать ее разработчики, то есть те, кто будет ее создавать. К выбору разработчика информационной системы нужно подходить очень осторожно. Основными критериями в выборе разработчика являются опыт работы в области создания информационных систем, количество успешно внедренных данной компанией систем на российских предприятиях.
Финансовый менеджер и руководство предприятия должны относиться к автоматизации, как к проекту, то есть определить все стадии, характеристик, временные рамки и бюджет. Основными этапами работы над проектом по автоматизации являются:
- Проведение обследования с целью описания бизнес процессов организации.
- Разработка технического задания на систему автоматизации.
- Разработка технического проекта системы.
- Разработка системы (иногда называемая настройкой).
- Различные стадии и этапы внедрения, опытной и промышленной эксплуатации.
- Выполнение доработок в соответствии с изменившимися потребностями организации.
Результатом проектирования системы является строго формализованное описание, как объекта ее автоматизации, так и ее самой. Этот документ должен содержать описание того, с какой информацией должна работать система, каким образом представляются в ней данные и по каким правилам она работает.
Совсем с иной точки зрения позволила взглянуть на процесс управления ресурсами предприятия концепция
CSRP (Customer Synchronized Resource Planning). Эта концепция основывается на том, что управление осуществляется не от возможности производить, а от потребности рынка это покупать. Для реализации этой концепции разрабатываются методики управления внутренними бизнес - процессами, тесно интегрированные с маркетингом, где эффективность оценивается не по успешности организации производства и использования ресурсов, а по устойчивости позиций предприятия на рынке. В настоящее время это направление пока не имеет методического и программного обеспечения, что не умаляет его значимости как теоретической концепции.
Популярным в последнее время является так называемое "управление цепочками поставок" или
"Supply Chain Management - SCP". Более точный перевод, который используется отдельными авторами - управление логистическими цепочками. Сущность его заключается в рассмотрении всей цепочки (точнее логистической сети), по которой товар из сырья превращается в готовое изделие и затем, через систему продаж, попадает к конечному потребителю.
Сущность анализа логистических цепочек очень проста и сводится к ряду очевидных фактов. Стоимость товара формируется на протяжении всей логистической цепи, а сказывается самым критическим образом только на последней стадии - при его продаже конечному потребителю. На стоимости отражается общая эффективность операций, в том числе транспортных и маркетинговых, то есть по всей логистической цепи. Наиболее управляемыми с точки зрения конечной стоимости являются начальные операции (стадии) производства товаров, а наиболее "чувствительными" - конечные или продажные.
IRР (Intelligent Rеsоuгсе Planning) - перспективная концепция, охватывающая все задачи автоматизации предприятия на базе систем управления знаниями и нейронных сетей.
Подводя итог вышесказанному, отметим, что основной и до сих пор нерешенной проблемой в понятийно-терминологической области ИС остается вопрос предпочтительности определения современных информационных систем, особенности развития которых рассмотрены нами выше. Наиболее адекватно отражающим особенности современных ИС является, на наш взгляд, термин "корпоративные информационные системы". КИС являются обобщающим понятием и могут реализовать все вышеперечисленные виды ИС в зависимости от степени интегрированности или уровня охвата ресурсов организации (MRP, МRР II, ЕRР, СSRР, СSМ).
наверьх
следующий раздел
предыдущий раздел
